Social • Consiliul Judeţean Gorj s-a schimbat la faţă, cu nărav cu tot

Sătui de procedeul anevoios, reprezentanţii CJ Gorj au trecut la fapte. Au întocmit un proiect  care să răspundă standardelor de calitate şi securitate impuse de U.E., pentru creşterea gradului de informatizare şi au schimbat aspectul site-ului. Aşadar, documentele circulă acum în format electronic, funcţionarii publici nu se vor mai prăfui pentru a da de urma petiţiilor, formularelor sau altor dosare cu acte oficiale, în timp ce pentru cetăţeni s-au pus la dispoziţie o serie de servicii on-line.

 

Consiliul Judeţean Gorj utiliza arhivarea clasică, drept metodă de păstrare a documentelor. În funcţie de specificul activităţii, de fluxul şi volumul documentelor, problema arhivării este identificată mai devreme sau mai târziu. Au identificat-o şi funcţionarii din cadrul CJ Gorj şi au demarat, la începutul anului trecut, un proces de rezolvare a situaţiei. „Arhivarea clasică a documentelor prezintă inconvenientul alocării unui spaţiu fizic de depozitare, a identificării ulterioare greoaie şi a consumului de timp pentru regăsirea actelor. Cea electronică presupune fie utilizarea unei aplicaţii de management al documentelor, stocarea documentelor pe server-ul local, fie realizarea copiilor de siguranţă pe CD-uri la un anumit interval de timp. Am optat pentru prima variantă şi am întocmit un proiect în acest sens”, a mai spus Zamfira.

De ce este important managementul documentelor pentru CJ Gorj?

 

Între compartimentele şi direcţiile CJ Gorj, între locaţiile acestuia şi în relaţiile cu terţii, documentul devine un important instrument de comunicare. Ori dacă monitorizarea şi controlul documentelor sau organizarea acestora, indiferent că provin din interiorul sau exteriorul instituţiei, se fac cu dificultate, e clar că şi căile comunicării se încurcă automat. Pe de altă, vorbim despre luarea deciziilor, care de cele mai multe ori impun un ritm rapid, indiferent că sunt luate la nivelul conducerii sau nivelul fiecărui departament. Acestea sunt motivaţiile importanţei acordate circuitului informaţional. „ Preocuparea este îndreptată în acest sens deoarece se doreşte monitorizarea fluxului informaţional intern. Nu este vorba despre mofturile conducerii, nu şi-a dorit nimeni proiecte doar ca să atragem nişte fonduri. Acest mecanism de lucru este extraordinar de important şi asta se va vedea în curând”, a adăugat Zamfira.

 

„Nu delegarea sarcinilor este o problema, ci imposibilitatea monitorizării tuturor sarcinilor delegate”

 

În cadrul CJ Gorj, informaţia circulă de cele mai multe ori în format fizic de la un departament la altul, de la un nivel la altul sau este transmisă prin intermediul Internetului.  „Nu exista un sistem de monitorizare a fluxului de informaţii. Singura modalitate de a afla în ce stadiu este un document este comunicarea prin telefon sau în cadrul şedinţelor de lucru. Mai mult, delegarea sarcinilor se făcea  de cele mai multe ori verbal. S-a constatat că, de fapt, nu delegarea sarcinilor este o problemă, ci imposibilitatea monitorizării tuturor sarcinilor delegate, incertitudinea recepţionării adecvate a responsabilităţilor, imposibilitatea cunoaşterii stadiului în care se aflau acestea şi primirea cu întârziere a unui răspuns final de la persoana delegată.

Sute de ore pierdute pentru a căuta un document

 

Studiile din domeniu arată “specialiştii pierd mai mult de 500 de ore pe an doar căutând documente, documente pe care le găsim duplicate, în medie, de 8-9 ori în reţea”. În acest caz, funcţionarii americani consumă aproape 21 zile de căutare continuă! „Trebuie să ţinem cont de gradul de informatizare a companiilor americane, de deschiderea pe care o au faţă de soluţiile informatice şi experienţa dezvoltată în capitalism. Datorită inexistenţei unui studiu de referinţă la nivel naţional care să cuantifice timpul care se pierde în companiile româneşti, folosim experienţa noastră şi informaţiile obţinute în urma discuţiilor cu factorii de decizie”, a completat Zamfira.

„Nu site-ul a costat 3 miliarde, ci implementarea sistemului informatic”

 

Având în vedere obiectivele şi scopul proiectului, acesta rezolvă  problemele de management din cadrul instituţiei şi în acelaşi timp ţine seama dimensiunile unui sistem deschis, interoperabil. „ Sistemul informatic, ci nu site-ul, aşa cum s-a tot scris în ultima vreme, a fost realizat cu costuri optime, fără rabat la condiţiile cantitative şi calitative în conformitate cu standardele naţionale şi internaţionale”, a mai spus Florin Zamfira. Aşadar cele trei miliarde puse la bătaie au fost utilizate, conform raportărilor financiare, nu pentru noua înfăţişare a portalului, ci pentru achiziţia echipamentelor şi bunurilor, printre care putem enumera calculatoare, serverul şi alte trei miniservere, multifuncţionala cu laser color, scanerele, imprimanta color, maşina de laminat, licenţa softwar-ului şi restul bunurilor de papetărie. Pe de altă parte au fost înregistrate costuri cu auditul şi cheltuieli pentru prestarea serviciilor financiare şi cele de promovare. Site-ul Consiliului Judetean Gorj a trebuit să îşi schimbe şi el conţinutul, aspectul şi în acelaşi timp funcţionalitatea. Potrivit reprezentanţilor CJ Gorj, portalul s-a transformat într-unul inteligent care îşi extrage informaţiile din Back Office şi nici nu este dificil de administrat. Acesta conţine o pagină de introducere cu încărcare rapidă, cu link-urile importante către instituţiile din judeţul Gorj şi alte informaţii definite ca minimale.

 

 

 

Social Bookmarking
Nu au fost postate comentarii pentru acest articol.